Herken je dat ook? Hoe geweldig en leuk je baan ook is, soms is de combinatie met je gezin, je sociale leven, je hobby’s en je eigen welzijn maar moeilijk te maken. Als je veel ballen in de lucht moet houden, kan je het gevoel bekruipen dat je het nooit helemaal goed doet. Heb je er wel eens bij stilgestaan dat niet alles wat je doet even belangrijk is?
Eerst wil ik duidelijkheid geven over wat nu belangrijk is en wat nu urgent is. We hebben de neiging deze termen met elkaar te verwarren. Er zijn zoveel dingen die onze aandacht vereisen.
Belangrijk zijn de zaken die je doet, omdat ze raken aan datgene wat je wilt bereiken en je persoonlijke waarden. Bijvoorbeeld wat je wilt doen en zijn als moeder, als werknemer, als vriendin en als mens. Belangrijke zaken zijn vaak zaken die niet persé nu, maar je ook morgen kunt doen.
Met urgente taken wordt bedoeld dat de betreffende taak snel afgehandeld moet worden. Ofwel de taak is dringend. De telefoon die gaat, de toner van het kopieerapparaat is op, een korte deadline, er staat een ouder in je klas met een vraag.
Het is dus handig om daar eens wat meer overzicht in te krijgen. Gelukkig is dat allemaal al lang een keer bedacht, door Eisenhower. Eisenhower, 34e president van de VS, was één van de meest productieve personen die ooit deze aarde bewandeld heeft. Hij is niet voor niets bestudeerd door een reeks wetenschappers om er achter te komen wat de sleutel tot zijn buitengewone productiviteit was. Het resultaat: het Eisenhower model (ook wel eisenhower matrix of eisenhower kwadrant genoemd) .
Dit model is waarschijnlijk één van de meest bekende modellen voor time management. Het Eisenhower model is een model dat voortkomt uit de beroemde uitspraak van Eisenhower dat ‘urgente zaken zelden belangrijk zijn en dat belangrijke zaken zelden urgent zijn’. Hoewel dit model heel eenvoudig is, is het een effectief hulpmiddel voor het stellen van prioriteiten.
Download het gratis Eisenhower-model
Hieronder licht ik de kwadranten verder toe.
Dit kwadrant vertegenwoordigt zaken die ‘zowel urgent als belangrijk’ zijn. Je kunt denken aan crises, problemen met een deadline, belangrijke verzoeken van collega’s. Als je leven zich vooral in dit kwadrant beweegt, dan loop je een verhoogde kans op stress en overspannenheid. Je bent altijd bezig om brandjes te blussen. Dit kwadrant is soms onvermijdelijk, maar zorg dat u er niet teveel tijd in doorbrengt.
Dit kwadrant omvat activiteiten die ‘belangrijk maar niet urgent’ zijn. Denk daarbij aan het treffen van voorbereidingen voor belangrijke activiteiten, het maken van planningen en het onderhouden van relaties. Als je een groot deel van je tijd moeten doorbrengt in dit kwadrant , hoe groter je capaciteit om dingen te doen wordt. Wie dit kwadrant negeert, versterkt en voedt het eerste kwadrant en roept daarmee stress en ernstige crises over zich af.
Gaat over zaken die ‘niet belangrijk, maar wel urgent‘ zijn. Het gaat om die zaken die je dagelijkse planning onderbreken, maar geen zinnige resultaten opleveren. Dit is het kwadrant van de misleiding. De feitelijke activiteiten, als ze al belangrijk zijn, zijn alleen van belang voor anderen. Talloze telefoontjes, vergaderingen en onverwachte bezoekers vallen onder deze categorie. We besteden veel tijd aan dit kwadrant om tegemoet te komen aan de prioriteiten en verwachtingen van anderen en denken dan dat we actief bezig zijn in het eerste kwadrant
Dit kwadrant is voorbehouden aan activiteiten die ‘niet urgent en ook niet belangrijk’ zijn. Dit is het kwadrant van de verspilling. We zouden hier natuurlijk helemaal geen tijd aan moeten besteden.
Het zijn die dingen die je vaak automatisch doet, maar waar je jezelf achteraf vaak weinig van herinnert. Wat voor zaken treffen we in het vierde kwadrant aan? Gedachteloos naar de tv staren, roddelen rond het koffieapparaat, opgaan in social media. Kwadrant 4 biedt geen adempauze, het is puur stilstand, achteruitgang.
Vind jij het lastig om te bedenken in welk kwadrant een taak past? Of wil je meer in kwadrant 2 werken? Neem dan contact op.
Bekijk ook deze video:
Je e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *
Reactie *
Naam *
E-mail *
Site
Reactie plaatsen
Δ
