Bewaartermijn administratie

Veel mensen hebben een groot archief en bewaren ongelooflijk veel papieren, vaak voor de zekerheid. Hoe lang moet je alle papieren in je archief eigenlijk bewaren? De bewaartermijn voor je administratie verschilt. Als leidraad kun je onderstaande checklist gebruiken. En kom je niet door al die stapels papier heen? Ik help je graag!

Je leven lang bewaren

notariële stukken (bijv. testamenten, akten)
diploma’s, certificaten en getuigschriften
arbeidscontracten
inentingspapieren
jaaropgaven en -overzichten
medische documenten
trouwboekje of samenlevingscontract
geboorte-, adoptie-, en erkenningspapieren.

5 jaar bewaren (particulieren)

aangifte inkomstenbelasting: bewaar altijd een kopie/print van de hele aangifte zodat terug te vinden is wat opgegeven is en bewaar (een kopie van) de bewijsstukken erbij:
jaaropgaven van bank, werkgever, uitkeringsinstantie, pensioenfonds en verzekeraar
bankafschriften
openbaar vervoer-verklaring
rekeningen, betalingsbewijzen en bonnetjes van opgevoerde aftrekposten, zoals niet-vergoede ziektekosten, studiekosten, hypotheekrente, erfpacht, lijfrentepremie, partneralimentatie en giften.
salarisstroken
bankafschriften.

Particulieren zijn niet wettelijk verplicht hun administratieve gegevens (zoals bankafschriften en loonstrookjes) te bewaren. Maar de belastingdienst mag tot 5 jaar terug belasting navorderen. Daarom is het verstandig om administratie in ieder geval 5 jaar te bewaren.

7 jaar bewaren (ondernemers)

grootboek
debiteuren- en crediteurenadministratie
in- en verkoopadministratie
loonadministratie
voorraadadministratie
papieren m.b.t. onroerende goederen moeten minimaal 10 jaar bewaard worden.

Tot het einde van de overeenkomst

verzekeringspolissen (alleen het laatste exemplaar)
lidmaatschapsbewijzen en abonnementen (alleen het laatste exemplaar)
pensioenoverzichten
garantiebewijzen en aankoopbonnen
servicecontracten
arbeidsovereenkomst
huurcontract
autopapieren (incl. rekeningen garage zolang de auto eigendom is).

Bewaar jij de administratie in ordner(s), digitaal of gebruik je beide mogelijkheden?

Kun jij wel wat hulp gebruiken om je administratie op orde te brengen, grip op je uitgaven te krijgen en meer geld over te houden, neem dan gerust vrijblijvend contact met mij op.

Goed om te weten hoe lang ik verschillende papieren moet bewaren. Mijn salarisstroken heb ik netjes geordend. Ik ga dit ook voor mijn andere papieren doen, zodat ik deze gemakkelijk terug kan vinden. Ook ga ik mijn arbeidscontracten opnieuw ordenen aangezien ik deze mijn leven lang moet bewaren.