Whatsapp tips bij zakelijk gebruik

Effectief werken

WhatsApp is een van de populairste apps in Nederland. Maar liefst 11,5 miljoen mensen hebben WhatsApp op hun telefoon geïnstalleerd en ruim 8,5 miljoen daarvan gebruiken het dagelijks. Daarom wordt ook steeds vaker WhatsApp zakelijk ingezet. Collega’s die elkaar even een berichtje sturen, over werkzaken of privé. Deze manier van communiceren is tegenwoordig bijna niet meer weg te denken. Dus hoe fijn is het als je ook dit communicatiemiddel effectief gebruikt?

Om ook met WhatsApp effectief te kunnen werken, heb ik deze tips voor jou op een rij gezet:

Makkelijker whatsappen via je computer

Op je computer je whattapp checken is handig, omdat je niet telkens je telefoon erbij hoeft te halen. Het maakt gelijk de verleiding kleiner om verder te klikken naar andere apps op je telefoon, zodra je hem weer in handen hebt. En het belangrijkste: typen via je computer op een volwaardig formaat toetsenbord gaat natuurlijk een stuk sneller dan het gepriegel op je smartphone schermpje. Je hoeft maar één keer je telefoon te koppelen aan deze dienst en je kunt helemaal los gaan met WhatsApp Web.

Groepsgesprek op pauze zetten

Wil je niet afgeleid worden door een groepsgesprek dat maar doorgaat? Dan kan je een gesprek op ‘pauze’ zetten. Je klikt dan op de naam van het groepsgesprek dat je tijdelijk wilt stopzetten. Tik dan op het schuifje bij ‘Stille meldingen’ (Android) óf tik bovenaan nog een keer op de betreffende groepsnaam en zoek ‘Stil’ in het menu (Apple). Je kan nu kiezen voor een ‘pauze’ van 8 uur, één week of zelf één jaar. Op naar meer focuswerktijd!

Inspreken met een voice bericht

Je kunt op WhatsApp inspreken wat je wil zeggen, waarop het systeem vervolgens typt wat jij zegt. Vanzelf! Moet je wel even goed articuleren en rustig spreken, dan werkt het prima.

Kan zomaar eens van pas komen, die dicteerfunctie. In de auto bijvoorbeeld. Wanneer je niet kunt typen. Ook handig is om jezelf een voicememo te sturen via deze dicteerfunctie.

Op je iPhone
Het icoontje rechts naast je tekstvak is de microfoon waarmee je een voicebericht kunt opnemen (neemt je stem op, speelt hem af). Hetzelfde soort microfoontje zit ook naast de spatiebalk op je toetsenbord. Klik hier op en je kunt een bericht dicteren (opzeggen, waardoor het automatisch getypt wordt).
Via Android
Hetzelfde, maar dan met de microfoon-toets aan de andere kant van je spatiebalk.

Afspraak direct in je agenda zetten

Maak je wel eens een afspraak via WhatsApp? Dan is het je vast opgevallen dat een tijdstip of een datum een blauwe streep krijgt in het appje. Wanneer je op de gegevens met het blauwe streepje klikt, kan je de afspraak direct in je agenda zetten. Zo hoef je niet eerst je agenda te openen om er vervolgens zelf de afspraak in te zetten.

Maak woorden vet, cursief of doorgehaald in een App

Dit is handig als je een woord of tekstdeel wil benadrukken, om het een beetje overzichtelijk te houden in de App-tekst.

Vet maak je door een sterretje voor en achter woord of tekstdeel te tikken: *vetgedrukt*
Cursief krijg je door hetzelfde te doen met een lage streep: _cursief_
Doorgehaalde tekst krijg je met Spaanse kringeltjes: ~doorstrepen~

Je bericht niet zichtbaar voor je collega’s

Soms laat je je telefoon wel eens op je bureau liggen, terwijl jij even van je werkplek af bent, bijvoorbeeld voor het halen van een kopje koffie of thee. Berichtjes die dan binnenkomen, kunnen dan zichtbaar en dus te lezen zijn voor anderen. Wil je dit niet, dan kan je deze preview van berichtjes uitschakelen. Klik op de 3 puntjes in het algemene berichtenscherm (bij Android). Klik (zowel voor Android als Apple) op Instellingen en dan op Meldingen. Hier kan je de gewenste meldingen instellen.

Leesbewijzen uitzetten

Je zit in een vergadering en kijkt in de pauze snel even of er nog nieuwe WhatsApp-berichten zijn. Tijd om ze meteen te beantwoorden heb je niet, dat doe je na afloop van je overleg. Maar de verzender van het berichtje ziet al wel dat je het berichtje gelezen hebt dankzij de ‘blauwe vinkjes’ en vraagt zich misschien af waarom je niet reageert.

Wil je de leesbevestigingen uitzetten? Ga dan naar Instellingen (onder de drie puntjes bij Android en rechtsonder in het scherm bij Apple). Klik op Account en dan op Privacy. Je kan nu bij ‘Leesbewijzen’ het vinkje weghalen of uitzetten. Let op: je kan dan ook geen leesbewijzen (blauwe vinkjes) van anderen meer zien.

Een groep even stilzetten

Groepen zijn superhandig en makkelijk om aan te maken. Maar groepen kunnen ook erg druk zijn en soms heb je daar even geen tijd voor en wil je niet gestoord worden door alle berichten die je binnen krijgt.

Dan is het handig om de groep op ‘stil’ te zetten! Je krijgt dan tijdelijk geen (push)meldingen als er een nieuw berichtje in de groep is geplaatst door een van de leden en je kunt ze, op het moment dat het jou uitkomt, rustig doorlopen.

Open de chat van de groep. Klik daarna bovenaan op de naam van de groep. Je ziet dan de ‘Groepsinformatie’ verschijnen. Klik dan op ‘Stil’ en kies de tijdsperiode. Je kunt kiezen uit acht uur, een week of een jaar. Je groep is nu gedempt.